Работа с документами

Общий принцип работы с исходящими документами следующий: клиент создает новый до- кумент, заполняя поля соответствующей формы, сохраняет его, ставит под документом необхо- димое число подписей, тем самым поручая банку исполнить созданный документ.

Виды и статусы документов в системе «iBank 2»

В системе «iBank 2» используются документы следующих видов:

Исходящие документы — финансовые документы, формируемые клиентом с целью поручить банку выполнить определенные действия в соответствии с документом.

Выписки — выписки по счетам клиента, формируемые по его запросу.

Письма — информационные сообщения между банком и клиентом. Применяются входящие письма - адресуемые клиенту, и исходящие письма - адресуемые банку.

Справочники — содержат в себе информацию о реквизитах банков и корреспондентов, о кодах валют и другие данные, наиболее часто применяемые при заполнении документов. Используются для упрощения процедуры заполнения документов.

Для исходящих документов и писем предусмотрено понятие «статус». Статус документа характеризует стадию обработки документа.

В системе «iBank 2» предусмотрены следующие статусы документов:

Новый — присваивается при создании и сохранении нового документа, при редактировании и сохранении существующего документа, а также при импорте документа из файла. Документ со статусом Новый банк не рассматривает и не обрабатывает.

Подписан — присваивается в случае, если документ подписан, но число подписей под доку- ментом меньше необходимого. При внесении изменений в документ с таким статусом и его последующем сохранении статус документа меняется на Новый.

Доставлен — присваивается документу, когда число подписей под документом соответствует необходимому для рассмотрения документа банком. Статус Доставлен является для банка указанием начать обработку документа (исполнить или отвергнуть).

На обработке — присваивается документу при его выгрузке в автоматизированную банковскую систему (АБС) после прохождения всех ее проверок.

На исполнении — присваивается при принятии документа к исполнению. Исполнен — присваивается документу при его исполнении банком и проведении в балансе проводкой.

Отвергнут — присваивается документу, не принятому к исполнению. Клиент может или отре- дактировать и сохранить документ (статус изменится на Новый), или удалить документ (статус изменится на Удален).

Удален — присваивается документу, удаленному пользователем. Удалению подлежат только документы в статусе Новый, Подписан или Отвергнут. Документы в статусе Новый и Подписан удаляются из системы «iBank 2» безвозвратно. Документы, удаленные из системы после отвержения, можно просмотреть, используя фильтр в информационной панели АРМ. Документы в статусе Удален отображаются в АРМ «Internet-Банкинг для кор- поративных клиентов» в соответствии с настройками АРМ (подробнее см. раздел Настройка АРМ «Internet-Банкинг для корпоративных клиентов»).

Основные операции над документами

Для осуществления любых операций над документами следует выбрать необходимую категорию, тип и папку документа.

В АРМ «Internet-Банкинг для корпоративных клиентов» большинство операций над документами осуществляется одним из следующих способов:

• С помощью главного меню: выберите пункт меню Документы − «Тип требуемой операции».
• С помощью панели инструментов: выделите документ и нажмите кнопку панели инструментов, соответствующую требуемой операции.
• С помощью контекстного меню: выделите документ, вызовите контекстное меню и выберите пункт контекстного меню, соответствующий требуемой операции над документом.
• Из окна Редактор документов: используйте пункт меню Документы или кнопку, соот- ветствующую требуемой операции.

К основным операциям над документами относятся:

Создание документа. Для создания документа необходимо заполнить поля формы и сохранить документ. При сохранении документ подвергается проверке в АРМ и на Сервере При- ложения: проверяется заполнение всех обязательных полей, а также корректность их за- полнения.

Помимо описанных выше способов новый документ можно создать на основе существующего документа. Для этого откройте требуемый документ в окне Редактор документов и нажмите кнопку : система создаст новый документ, скопировав значения полей преды- дущего документа в поля вновь созданного документа.

Редактирование документа. Редактированию подлежат только документы в статусе Новый или Подписан.

Подпись документа. Количество подписей под документом, необходимое для принятия до- кумента банком к рассмотрению, задается для каждого типа документов в соответствии с настройками на банковском Сервере «iBank 2».

Сотрудники корпоративного клиента, имеющие право подписи, распределены по группам права подписи. Минимальное количество групп электронной подписи — одна. Максимальное количество групп подписи — восемь. При более чем одной группе документ подписывается последовательно сначала представителями одной группы, потом представителями другой группы. Последовательность подписи не имеет значения.

Как только документ подписан одним из сотрудников, он приобретает статус Подписан, при условии, что число подписей под документом должно быть более одной. При необходимом количестве подписей документ приобретает статус Доставлен.

Внимание! При подписи документа съемный носитель информации, например, USB-токен «iBank 2 Key», содержащий секретный ключ ЭЦП клиента, должен быть подключен к USB-порту компьютера.

Предварительный просмотр печатной формы документа. При просмотре многостранич- ного документа (например, выписки) навигация между страницами осуществляется с помо- щью кнопок со стрелками или поля Страница. Клик кнопкой мыши по просматриваемому документу увеличивает документ в 2 раза, повторный клик восстанавливает исходный раз- мер.

Печать документа. При выборе операции Печать на экран выведется стандартное окно на- стройки печати. В этом окне установите необходимые настройки и подтвердите необходи- мость вывода документа на печать кнопкой ОК.

Сохранение документа в формате RTF. В результате данной операции осуществится со- хранение выбранного или открытого документа на компьютере пользователя. Удаление документа. Удалению подлежат только документы со статусами Новый, Подпи- сан и Отвергнут.

Экспорт. Текущая версия системы «iBank 2» поддерживает экспорт реестра платежных по- ручений, выписки по счету, приложения к валютной выписке, справочников пользователя Корреспонденты и Бенефициары, всех видов отчетов SMS-статистики и справочника сотрудников сервиса «Зарплатный проект».

Для экспорта необходимого документа нажмите кнопку панели инструментов, либо выберите пункт контекстного меню Экспорт.

Импорт. Для импорта всех платежных документов, сведений о выгодоприобретателях, писем, справочников Корреспонденты и Бенефициары, а также всех типов документов сервиса «Зарплатный проект» используется формат «iBank 2». Помимо этого импорт платежного поручения, а также заявления на открытие карты и зарплатного реестра, относящихся к сервису «Зарплатный проект» возможен еще и в формате 1С.

Для импорта документа нажмите кнопку панели инструментов.

Перед импортом документов убедитесь, что в каталоге, из которого будут выгружаться файлы для импорта, находятся файлы того же формата, что указан в настройках импорта (см. раздел Настройка АРМ «Internet-Банкинг для корпоративных клиентов»).

В АРМ «Internet-Банкинг для корпоративных клиентов» предусмотрены операции над группой документов. Для проведения такого рода операций выделите нужные документы в списке документов.

Для выделения группы документов, последовательно перечисленных в списке, выполните одно из следующих действий:

• Отметьте курсором первый документ группы и, удерживая нажатой клавишу Shift, выде- лите последний документ.
• Удерживая нажатой левую кнопку мыши, ведите по списку вниз или вверх. Чтобы выделить отдельные документы в разных частях списка, нажмите клавишу Ctrl и кур- сором мыши выбирайте необходимые документы.

Для выделенной группы документов предусмотрены следующие операции:

- Сохранение выделенных документов в формате RTF. При таком сохранении будет сформирован файл содержащий информацию всех выделенных документов.
- Подпись выделенных документов. «Ошибка» в результате подписи какого-либо выделенного документа может означать, что либо статус этого документа не Новый и не Подписан, либо в оформлении документа содержится ошибка (например, дата документа меньше, чем текущая). Для просмотра описания ошибки, возникшей при подписании документа, дважды кликните на соответствующей строке окна Подпись документов.
- Предварительный просмотр печатной формы выделенных документов.
- Печать.
- Удаление.